Le succès d’un bon tableau de bord ou d’un suivi de KPIs (Key Performance Indicators)
Chez Apex Direction Financière, nos directeurs des finances montent souvent des tableaux de bord pour les gestionnaires chez le client. Cette demande permet d’obtenir un survol d’indicateurs clés qui montrent les aspects importants de la performance financière de l’entreprise.
Un directeur des finances externe peut déterminer les bons indicateurs de performance (KPI) pour une entreprise. Les KPI varient d’une entreprise à l’autre. Voici quelques éléments à considérer pour établir les indicateurs importants :
Industrie
Une entreprise de services pourrait évaluer le poids de ses salaires sur ses revenus, car les salaires sont la plus grosse dépense pour générer les revenus.
Ceci n’est pas nécessairement vrai dans une industrie manufacturière qui devrait avant tout mettre le focus sur sa marge brute.
Nombre d’employés et la nature des postes
Il est important de différencier les salaires directement liés à la production de revenus et les salaires liés aux ventes et à l’administration.
Avec cette information, nous pouvons calculer un indicateur qui suivra le poids de la charge salariale administrative en fonction des ventes ou de la marge brute de l’entreprise.
La complexité
Certaines entreprises ont des revenus et dépenses complexes qu’il faut comprendre en profondeur pour déterminer les bons indicateurs. Calculer une marge brute n’est pas toujours efficace si les bons postes de dépenses ne sont pas inclus dans le calcul.
Préparer un budget détaillé permet de bien comprendre la complexité de l’entreprise et d’identifier les bons KPI à intégrer au tableau de bord.
Autres éléments propres à l’entreprise
- Taux de roulement du personnel
- Temps moyen de l’inventaire dans l’entrepôt
- Nombre moyen de jours de collection des recevables
- Cycle des liquidités
- Etc.
L’enjeu majeur du tableau de bord
Les problèmes fréquents sont la complétion, l’exactitude et le « timing » d’entrée des données dans le système comptable.
Même avec le plus beau des tableaux de bord, si l’information sur laquelle nous basons les métriques n’est pas bonne, le tableau de bord ne sera qu’un ramassis de beaux graphiques qui ne veulent rien dire!
Je m’explique avec un exemple simple et des chiffres ronds.
Disons qu’une entreprise dans le secteur de la construction veut suivre sa marge brute par projet. Elle facture selon l’avancement du projet que son chargé de projet lui fournit. À la fin du mois, elle facture 100 000$. Les coûts dans le projet sont 50 000$. Très belle marge brute de 50%.
Voici ce qui manque dans le système comptable : une facture du plombier de 10 000$ et une facture d’un autre quart de métier de 5 000$. Ces factures arriveront le mois suivant. La marge brute réelle, en incluant les bonnes provisions comptables : 35%. Toute une différence!
Pour éviter ce genre de problème, il est important de s’assurer que toutes les dépenses soient bien comptabilisées même si toutes les factures ne sont pas reçues à la fin de chaque mois.
Pour ce faire, on prend une provision comptable qui sera renversée quand la vraie facture arrivera. Il faut que tous les salaires soient dans le système même si une paie est passée le 1er du mois suivant. Il faut prendre un couru de salaire. Aussi, est-ce que tous les revenus sont complets dans le système? À vérifier. Un oubli est si vite arrivé.
En résumé
Un tableau de bord est un outil très puissant si sa fondation est solide. L’important est la bonne communication entre les départements. La personne qui ferme les livres comptables à la fin de chaque mois doit être mise au courant de tout ce qu’elle ne sait pas. Ça semble bizarre à dire, mais c’est la faiblesse de certains tableaux de bord.
Chez Apex Direction Financière, nos directeurs des finances externes viendront préparer vos tableaux de bord avec grand plaisir, mais jamais sans avoir rencontré vos équipes de comptabilité, ventes, opérations, gestion de projet ou autres pour s’assurer qu’ils ont toute l’information à leur disposition.
Contactez-nous pour en discuter!