Vous avez de la difficulté à bien comprendre votre comptable externe? Vous avez de la difficulté à bien comprendre votre comptable externe? Voici un petit guide qui vous permettra de comprendre les différents types de rapports financiers pour mieux piloter votre entreprise. C’est probablement aussi un bon signe que vous gagneriez beaucoup à faire affaires avec un CFO Externe.
États financiers annuels
L’état financier de fin d’année est la source d’information officielle et normalisée sur la santé financière d’une entreprise. Préparé par un cabinet externe, il peut être :
- Audit : c’est le niveau d’assurance maximal, mais n’est requis que dans certains contextes particuliers. Ils fournissent une assurance raisonnable que les états financiers ou autres informations ne comportent pas d’anomalies significatives
- Examen : souvent demandés par les prêteurs ou investisseurs, ils fournissent une assurance limitée que les états financiers ou autres informations ne comportent pas d’anomalies significatives.
- Compilation : lorsqu’il n’y a pas de financement et un nombre restreint de lecteur, l’expert comptable va compiler leurs états financiers à partir des informations dont ils disposent, mais donne pas une assurance à l’égard de ces états.
Limite : ces états ne sont disponibles qu’une fois par an, ce qui est insuffisant pour prendre des décisions en temps réel.
États financiers mensuels internes (produits par le contrôleur ou un directeur des CFO externe comme APEX)
Ils sont produit à l’interne par le contrôleur ou le directeur des finances. Parfois, un CFO Externe joue ce rôle, comme nous le faisons pour nos clients. Indispensables pour ajuster la trajectoire en cours d’année, ces rapports permettent une lecture dynamique de la performance. Un bon état financier mensuel inclut :
- Analyse des revenus : comparaison avec le budget et l’année précédente.
- Analyse du coût des marchandises vendues (CMV) : dépenses directement liées aux revenus et rentabilité brute de l’entreprise.
- Charges indirectes : loyer, assurances, salaires administratifs, etc.
- BAIIA (EBITDA) : bénéfice opérationnel avant intérêts, impôts et amortissements.
- Analyse des éléments financiers : frais financiers, impôts, amortissements.
Dans les entreprises avec plusieurs divisions, il est recommandé de produire un état par unité d’affaires pour mieux comprendre la rentabilité. C’est plus facile d’isoler les anomalies en terme de performance financière. Ainsi, les décisions sont plus éclairées.
Certains créanciers ou investisseurs vont demander les états financiers internes mensuellement ou trimestriellement. Cela leur permettra de suivre la progression de l’entreprise tout au long de l’année. Dans ce cas, il est important de produire les états financiers internes en fonction des normes comptables, telles qu’appliquées en fin d’année. Cette pratique évitera des « surprises » ou ajustements importants en fin d’année lors de la revue par l’expert-comptable externe.
Cela dit, même si une partie externe ne demande pas de voir vos états financiers en cours d’année, ça demeure un outil précieux pour évaluer la performance financière de votre PME. Un bon directeur ou une bonne directrice des finances saura vous livrer des états financiers internes clairs et précis.
Les analyses financières, indicateurs de performance et tableaux de bord
Au-delà des états financiers, les dirigeants ont besoin d’analyses sur mesure pour répondre à des enjeux spécifiques. Nous proposons à nos clients d’utiliser certains outils pour leur permettre de bien comprendre leur situation financière:
- Suivi de la liquidité : variation des encaissements, délais de facturation, jours de collection.
- Indicateurs clés (KPI) : marges, rentabilité, croissance, efficacité opérationnelle.
- Tableaux de bord : visualisation régulière des KPIs, identification des écarts et des causes.
- Suivi de ratios clés : suivi de la performance et du respect de certaines conditions bancaires.
Les outils doivent répondre à un besoin d’amélioration ou de suivi d’un aspect de l’entreprise. Rien de sert d’implanter des outils pour le plaisir. Il faut s’assurer de bien choisir ce qui sera suivi et que ces éléments permettront de prendre des décisions importantes pour l’entreprise.
Rien de mieux qu’un exemple
Une entreprise qui a toujours eu un niveau sain de liquidités et commence à remarquer une fluctuation des liquidités de mois en mois doit se questionner. Est-ce que les clients ont commencés à prendre plus de temps pour payer ou est-ce que c’est un problème au niveau de la facturation qui est plus lente? L’analyse du nombre de jour moyen de collection des comptes recevables et du délai de facturation après complétion/avancement des travaux/services devient intéressante. Au début, cette information permet d’identifier le problème et ensuite de prévenir que ça arrive se reproduise.
Une fois les informations financières pertinentes identifiées, il est intéressant de monter un tableau de bord qui sera préparé à la fréquence désirée pour suivre les KPI de l’entreprise. Le plus important est de décortiquer les raisons derrière les variances d’indicateurs de période en période. Il ne faut pas balayer une baisse d’indicateur du revers de la main en se disant que ça ira mieux le mois prochain. Il faut d’abord identifier la raison et vérifier si elle est temporaire. Ensuite, il est important de s’assurer que l’indicateur remonte dans la période suivante.
Pourquoi faire appel à un CFO externe de chez APEX pour vos rapports financiers ?
APEX n’est pas qu’un fournisseur de services comptables. Nous sommes un partenaire stratégique qui vous accompagne dans chaque phase de votre croissance :
- Reporting mensuel rigoureux et analyses d’anomalies
- Prévisions de liquidités et budgets stratégiques
- Accompagnement dans les levées de fonds et les relations investisseurs
- Création ou optimisation du département finance
- Gestion proactive des risques financiers
En conclusion
Il existe plusieurs façcon d’anlyser l’information financière, l’important est d’identifier la meilleure façon pour vous. Celle qui vous permettra de mieux comprendre votre PME et de prendre des décisions impactantes pour la croissance de celle-ci. Fixez une cadence et analysez-les régulièrement, avec rigueur, et avec l’appui d’un.e expert.e en direction financière.
Chez Apex Direction Financière, nos directeurs des finances externes viendront préparer, réviser et analyser vos rapport financiers. Nous en discuterons avec vous et vous y verrez plus clair. C’est promis!
Contactez-nous pour en discuter!